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山东管理学院审计档案管理办法
2019年01月10日 16:02 审核人: (点击: )

第一章 总 则

   第一条 为了规范审计档案管理,保证审计档案质量,发挥审计档案作用,根据《第2308号内部审计基本准则-审计档案工作》(中内协发[2016]2号)、《山东管理学院内部审计工作规定》(鲁管院发[2016]74号)和《山东管理学院档案管理办法》,结合学校审计工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所称审计档案,是指在审计活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。包括审计业务类档案(以下简称业务类档案)和审计行政类档案(以下简称行政类档案)。

第三条 本办法所称业务类档案,是指学校审计业务工作形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史记录。

第四条 本办法所称行政类档案,是指学校审计管理工作形成的,具有保存价值的以纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的文件材料。

第五条 本办法所称审计档案管理,是指审计处对应纳入审计档案的材料进行收集、整理、归档、移交、保管、利用等活动。

第六条 审计处应配备专职(兼职)档案管理人员负责审计档案管理工作。在审计活动结束后及时收集文件材料,按立卷方法和规则进行归类整理,做到审结卷成、定期归档。

  第七条 审计档案质量的基本要求是:审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。

第二章 业务类档案管理

  第八条 根据审计业务的类别,业务类档案分为财务年度审计、经济责任审计、专项审计、基建修缮工程审计等大类。

第九条 业务类档案应按项目立卷,一个项目可立一个或几个卷,不得将几个审计项目合并立卷。跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。

第十条 业务类档案卷内的文件材料应当分为四个单元,具体归档范围及排列顺序:

  (一)结论类文件材料,如审计报告正式稿、被审计单位反馈意见、审计报告征求意见书、审计报告征求意见稿、审计处理意见等,按逆审计程序,结合其重要程度予以排列;

  (二)证明类文件材料,如审计证据、承诺书、审计工作底稿等,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序,结合其重要程度予以排列;

  (三)立项类文件材料,如审计实施方案、项目审计计划、审计通知书、审计委托书、项目送审表、项目立项告知单等,按形成的时间顺序,结合其重要程度予以排列;

(四)备查类文件材料:审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等,按形成的时间顺序,结合其重要程度予以排列。

  第十一条 每个单元材料的排列要求:

  (一)正件在前,附件在后;

  (二)定稿在前,修改稿在后;

  (三)批复在前,请示在后;

  (四)批示在前,报告在后;

  (五)重要文件在前,次要文件在后;

  (六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

  第十二条 财务年度审计项目、经济责任审计项目、专项审计项目等应归档的文件材料:

(一)领导对审计事项的批示;

(二)审计委托书;

(三)审计通知书;

(四)项目审计方案;

(五)被审计单位或人员承诺书;

(六)审计工作底稿和调查记录;

(七)审计报告征求意见稿;

(八)被审计单位或人员对审计报告征求意见稿的反馈意见;

(九)审计报告正稿;

(十)审计意见书;

(十一)审计建议书;

(十二)审计整改报告;

(十三)其他有关材料。

  第十三条 基建修缮工程审计类项目应归档的文件材料:

(一)基建修缮工程结算送审表;

(二)招投标文件;

(三)中标通知书;

(四)施工合同及补充协议;

(五)施工、设计变更通知单、施工变更图等;

(六)有关施工项目的批复、签证;

(七)施工方案、施工图纸;

(八)会议纪要;

(九)全过程跟踪审计相关资料;

(十)竣工验收报告;

(十一)工程结算书;

(十二)审计意见书;

(十三)审计报告正稿;

(十四)建设工程造价咨询合同;

(十五)其他相关资料。

第三章 行政类档案管理

  第十四条 行政类档案按照文件或事项归类。文件印发或事项完结后,按照学校的规定及时归档。

  第十五条 行政类档案应归档的文件材料:

  (一)上级有关审计工作的文件;

  (二)本校审计工作的规章制度;

  (三)审计工作计划、总结、重要会议记录;

  (四)向上级请示及批复;

  (五)参加上级审计工作会议带回的文件材料;

  (六)审计工作统计报表;

  (七)审计年鉴及大事记;

(八)其它资料。

第四章 档案移交、保管与使用

第十六条 审计处按照《山东管理学院档案管理办法》和《山东管理学院档案归档范围和保管期限》有关规定移交审计档案,由档案馆统一保管。

第十七条 审计档案的保管期限执行《山东管理学院档案归档范围和保管期限》等有关规定。

第十八条 借阅审计档案,一般限定在审计处内部。审计处以外的单位或个人查阅或者要求出具审计档案证明的,须经审计处处长或分管校领导批准。

第五章 附则

第十九条 本办法由审计处负责解释。

第二十条 本办法自印发之日起执行。